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在每天忙碌的工作中，常会有一些紧急、需要尽快完成的工作事项，或者是生活琐事，比如缴交电费水费、购买宠物饲料等等。如果这些事情太多，容易不小心就忘记，进而造成不必要的麻烦。这时候如果有个工具能够将这些事项集中记录下来，就能将这些目标具象化，并加以组织和规划，让你可以快速将这些事项完成。
有些人习惯使用打印件工具，例如手帐或是便利贴来记录待办事项。虽然这些工具易于记录和修改，但容易因为忘记携带，造成数据散落各处的问题。如果使用专门的待办事项软件，便可以在计算机或手机上随时新增或更新待办事项，方便快速记录。
着重进程管理
需团队协作、较多层级指派
以个人待办事项管理来说，可能层级太多、过于复杂
使用行事历、时间块工具、专案管理工具管理待办事项并非完全不行，但碰到没有起讫时间的待办事项，行事历／时间块工具就显得有点心有余而力不足，而且相对起来没有完成／未完成的概念，不易跟踪待办事项的完成度。专案管理软件则比较适合团队协作使用，通常设置的工作阶段较多，若是用来管理待办事项则显得太过复杂。在这样的情况下，轻薄短小、可以快速记录需完成事项，并能够跟踪任务完成与否的待办事项软件相对来说会是更理想的选择。
在了解待办事项软件的好处和特色后，让我们来讨论这些软件的共通基本要素。待办事项软件主要着重的是个人工作或生活中待办事项的管理。在这些层面上，大部分待办事项工具因为具有以下的基本要素，能够让人快速记录下处理需要完成的事项，并且更有效率地完成它们。
当你突然想到一些需要处理的事情时，待办事项软件最重要的功能就是能够让你快速把这些事情记录下来。相较于需要在行事历或时间段软件中设置事情的起讫时间，或在专案管理软件中设置指派及起讫时间，待办事项软件则不见得需要进行这些设置，而是着重在让你轻松地将这些事项记录下来，同时也可以更专注地完成重要的工作。
相较于专案管理软件主要是用来管理团队的专案进度，待办事项软件更注重个人使用。不论是工作还是私人事务，都可以随时将待办事项记录在软件中，让你能够清空大脑空间，释放压力，更专注地运行必须完成的任务。
虽然待办事项清单通常混杂了各式各样的事项，但待办事项软件通常都具备基本的归类功能，例如可以创建不同的文件夹或清单（例如工作、生活），来区分不同类型的事项。透过这样的归类方式，混杂的待办事项就可以更有规律，也更容易查看每个归类下有哪些待办事项。
更进阶一点，待办事项软件还可以透过不同颜色区分待办事项的种类，或是标记紧急程度，但这个功能通常是付费方案才有。
因为主要需求是随时能够记录待办事项，不受限于任何设备，因此我们介绍的待办事项软件均为跨平台的 SaaS 服务，可以在计算机和手机上使用，而且不需要下载安装。
此外，免费使用也是一个重要的考量因素。免费版通常包含待办事项软件的基本功能，如果需要更进阶的功能，则可以付费使用。这样的方案选择可以让用户保有弹性和自由。接下来，我们将介绍七款待办事项软件的优点和差异。
如果你平时使用 Gmail 和 Google Calendar 来管理邮件和进程，或者是用 Google Docs、Google Sheets、Google Slides 来编辑文档、制作报表或简报，那么你也可以使用 Google 的待办事项软件 —— Google Tasks 来管理自己的待办事项。只需在上述任一个软件的右侧栏中启动 Google Tasks，就可以轻松记录待办事项。
Google Tasks 能让你自订清单，轻松归类和查看工作或生活中的待完成事项。如果一个任务有多个步骤或要件，Google Tasks 也可以将其拆解为多个子任务，以便逐一完成。另外，如果某个待办事项需要周期性运行，例如每周三要倒垃圾，你可以轻松将其设置为每周重复，无需每次手动新增。
除了以上的基本功能外，Google Tasks 最大的优势在于与 Google 其他产品的集成。当你在 Gmail 中收到邮件时，可以直接将其拖曳到 Google Tasks 中，转化为待办事项。如果将待办事项设置了截止日期，便会自动显示在 Google Calendar 上，若是逾期没有完成，该事项便会持续显示在 Google Calendar 上。
在 Google Docs 中，你可以创建检查清单，并使用指派单击钮，将该项工作指派给相关同仁。然而，目前指派功能仅限于 Google Workspace，也就是 Google 的企业版订户才能使用，个人版无法使用此功能。
使用 Google Tasks 不便之处在于计算机版没有独立的网页，必须依附其它 Google 的软件才能使用。如果真的很想独立使用，也可以使用它的 app，更容易查看待办清单中的事项。
如果你只是轻度使用待办事项软件，而且生活中常常会和其他 Google 的软件并用，那么 Google Tasks 会是一个很好的选择，可以方便地在这些软件中集成管理待办事项。但如果你习惯独立使用待办事项软件，或是需要其他更进阶的功能（如 Inbox 或是区隔优先度)，则可以考虑其他的选项。
微软在 2015 年收购颇受欢迎的待办事项 App “Wunderlist” 后，便依照它的重要功能来设计自家的待办事项软件 Microsoft To Do。Microsoft To Do 和 Google Tasks 最大的不同在于 To Do 默认的“我的一天”清单，系统会自动整理当天截止的事项到这个清单里。如果你有许多待办事项，这样会更容易归类，也能帮助你厘清今天需要专注在哪些事情上。
此外，如果点击“我的一天”右上角的“建议”，系统会根据最近即将到期及逾期的待办事项来向你建议当日该完成的项目，让你在繁多的待办事项中更能找到方向，尽快处理该完成的事项。
To Do 还有其他默认的清单，包括“工作”（收纳了所有工作事项）、“重要”（收纳了已加星号的工作事项）。如果别人指派工作事项给你的话，你会在“指派给我的事项”清单中看到被指派的工作事项。除了这些清单之外，你还可以自订清单，以便更有效率地归类和整理待办事项。
另一个 Microsoft To Do 较为突出的特点是区分到期日和提醒日，这也是它和 Google Tasks 不同之处。比如你设置了一个待办事项的到期日是 3/26，但希望 To Do 在 3/19 就可以先行提醒，你可以将提醒设置于 3/19，以在项目到期之前提早做好准备。此外，若是任务有周期性，或需要将一个待办事项拆分为多个“步骤”（子任务），To Do 也都有对应的功能。
使用 Microsoft To Do 手机 App 的用户可能会发现，在布景主题的选择上非常灵活，你可以自由变更 To Do 的外观，将其转换为非常个人化风格的背景。此外，它还提供了多款精美的默认背景。相较之下，网页版的变化就比较有限，只能变换清单标题字的颜色，而且只有五种可供选择。
和 Google Tasks 相比，To Do 并没有很好地集成到微软的其他云服务中。例如，如果你想在 Outlook Calendar 上标记有截止日期的工作事项，仅在 To Do 中设置截止日期是不够的，系统并不会自动帮你加入行事历中，你需要将它从待办清单拖曳到行事历中。
如果你已经是微软订户，那么完全免费、功能完整的 Microsoft To Do 便会是挑选待办事项软件时的一个很好的选择，而且能够和其他微软生态系软件做有限度的集成。如果你特别注重接口的美感和替换布景主题的自由度，Microsoft To Do 也会非常适合你。
前面介绍的两款软件都属于科技巨头所开发的任务管理软件，只是多个产品线中的一个分支。如果讨论专注于待办事项管理的软件，就一定会提到 Todoist。它几乎涵盖了所有待办事项软件所需的功能，例如添加子任务、设置截止日期、设置重复任务（周期日期）、标记优先度以及以颜色区分等等。用户不仅可以在 Inbox 中查看所有的任务，系统还能自动区分出当天和未来一周内需要完成的任务。
Todoist 最独特的特色就是它的 Karma 系统，这个系统鼓励订户完成待办事项以提高 Karma 分数。除了提供回馈，这个系统还让订户透过图表检视每天或每周的生产力变化。这种游戏化的设计激励了订户的参与和完成任务的动机。
在使用体验方面，Todoist 的计算机版和 App 几乎相同，设计上一致性极高，让人感受到无缝接轨的流畅感。此外，Todoist还提供了各种不同的模板，以满足不同情境下的需求，省去自行创建清单的麻烦。如果你想要将待办事项同步到行事历上、将邮件转换为待办事项，或者是将待办事项清单引出为电子表格，也可以透过软件的集成功能与 Google Calendar、Gmail、Google Sheets 等软件进行同步，非常方便。
虽然 Todoist 很好用，但有些必要的基本功能是需要付费才能使用的，比方说设置提醒，或是新增超过 5 个以上的项目清单（project）等。付费版还提供了更多的布景主题、可以增加项目的合作者、查看无限的活动日志等功能，然而，对于个人用户而言，免费版已经十分实用。
如果你希望待办事项软件功能比较全面，同时也重视软件的易用性和延展性，需要系统提供的激励机制来帮助自己完成任务，而且不需要提醒功能以及太多的项目清单，那么免费版的 Todoist 已经足够实用。但如果需要提醒功能以及新增自订的项目清单，那么付费版会更加适合你。
谈到待办事项管理软件，另一个常被提起的是 TickTick。它具备了前述待办事项软件所拥有的基本功能，如设置提醒、添加子任务、创建项目清单、标记项目优先度等，并且能够在不同的清单间轻松切换，如 Inbox、Today、Next 7 Days 等，方便你管理当日及近期需要完成的项目。
此外，如果你需要专注完成某个项目，TickTick 还提供了番茄钟功能。另外，当你设置完待办事项的优先度后，如果切换到“艾森豪威尔矩阵”的窗口，TickTick 会根据你的设置将待办事项分为四个象限：“紧急且重要”、“不紧急但重要”、“紧急但不重要”和“不紧急且不重要”，有助于让你有效率地管理任务和时间。
如果你有固定周期需要完成的待办事项，你可以将该项目的截止日期设为每日、每周或每月重复。如果你想要养成良好的习惯，例如每天运动 30 分钟或喝 2000cc 的水，TickTick也提供了专门的“Habit”页面，让你能够设置每日需要完成的事项，并在完成时登录。系统会自动跟踪这些项目，并计算你登录的总天数及当月的完成比率，协助你养成并维持这些习惯。
虽然 TickTick 内置的了行事历功能，但必须付费才能使用。不过，你可以透过 IFTTT 或 Zapier 来串行 Google Calendar，将设有截止日期的待办事项加入到 Google Calendar 上。
TickTick 拥有非常丰富的功能，不过有些功能的位置较分散，需要一些时间才能熟悉操作。但如果你喜欢利用待办事项软件和番茄钟来提升工作效率，并运用艾森豪威尔矩阵来区分待办事项的优先级，那么 TickTick 就是一个不错的选择。
我们之前介绍“适合团队协作的 4 个笔记工具”时，其中也提到了 Notion 做为团队共笔笔记的优缺点。Notion 拥有丰富的功能和多样化的默认模板，因此它不仅是一个笔记软件，还能够轻松跨足其他的应用领域。这次，我们想要介绍使用 Notion 提供的 To-do 模板来管理待办事项，你可以透过 Notion 的 templates 选择 To-do List 来安装。
Notion 的优势在于其功能丰富，且易于新增及修改版面和字段。To-do List 的模板内置的了三种浏览模式：列表（All 和 Mine）、看板（Board）、近期事项列表（Upcoming）。此外，你还能依据自己的需要加入行事历（Calendar）或时间轴（Timeline）浏览，而看板和时间轴使用方式很像专案管理软件中的浏览模式。
Notion 的另一个优势在于，如果你经常使用 Notion 作笔记，你可以将其他的笔记项目拷贝到 To-do List 列表中，不需要再打开别的软件，甚至可以用 Relations 字段，将数据库中其他笔记的内容与你的 To-do List 表单进行链接。
在 Notion 的 To-do List 中，你可以轻松自订待办事项清单的封面，将其换成自己喜欢的颜色或图片。即使是使用官方的 To-do List 模板，你依然可以根据自己的需求增加或修改字段，大大增加了设计上的自由度。
在 Notion 中，你可以在 Due 字段中设置提醒，但是这里只有一些默认的时间选项，比方当天、一天前、两天前或一周前。如果想要自由设置提醒时间，则需要用“＠remind”加上日期和时间进行设置。另外，如果你想在事项列表上达到“项目勾选完成消失”的效果，则需要设置筛选才能使用。
此外，如果有一定周期需要重复的任务，比方说每个月都要缴的手机费用，一般的待办事项软件可以直接在事项上设置重复的周期，但是在 Notion 必须先设置一个重复模板（repeating template），然后使用该模板来创建重复性的任务。对于不熟悉操作的订户来说，这样的设计可能存在一定的操作门槛。
Notion 是非常具有弹性和可塑性的笔记软件，但也因为其客制化空间大，很多功能必须自己添加或修改，并非一开始就设置好。因此，Notion 更适合对软件有较深入认识或有研究热忱的人使用。特别是对于已经在使用 Notion 作笔记的人更是如此。相反的，如果平常没有在用 Notion 的话，会需要多一些时间才能上手。
想要不那么“制式化”的待办事项软件？Habitica 是一款独树一格的游戏化待办事项软件，它的接口和前面介绍的待办事项软件截然不同，让你有如在打电玩般的使用体验。当你登录 Habitica 后，会看到自己所选择角色形象及相关任务列表，包括习惯、每日任务和待办事项。你可以在各个列表中添加要完成的事项，完成后系统会发送给你一些经验值和金币，你可以透过这些金币购买虚拟装备，以提升能力及改变外观。当你达到每个等级的经验值门槛时，就可以升级并补满血量。
虽然 Habitica 没有像其他软件那样提供今日或一周的任务列表，但它的游戏化的设计还是能够激励你每天完成待办事项。系统每天会结算一次，如果当天有未完成的任务，系统会扣取角色的血量。除非你持续完成任务、获取经验值和金币，否则就无法购买补药或透过升级回复血量。如果血量降到 0，角色的等级会下降，身上的装备也会被移除一件。因此，为了不让自己的角色降级或者失去装备，你会不断想要完成任务。这样的设计大幅提高了任务完成的比率。
你可以利用 Habitica 来创建想要养成的习惯，例如每天都要运动 30 分钟，只需要将“运动 30 分钟”设为习惯或每日任务，然后每天登录就能获得经验值和金币。不同之处在于，习惯可以一天登录多次，获得多次的金币和经验值，而每日任务则当日只限登录一次。
你也可以邀请朋友们组队，各自完成任务和待办事项，累积经验值后一起打王。这样的设计将日常生活中较难实现的互相激励过程巧妙转化为游戏机制，提升了共同完成更多待办事项的可能性。如果你不知道该完成什么事项，也可以参加别人发起的挑战，查找自己感兴趣的习惯或待办事项，跟着别人的步伐一起完成。这样除了获得虚拟奖励之外，也可能意外获得成就感。
如果你喜欢游戏化的设计，而且需要回馈机制来激励自己完成任务，那么 Habitica 就很适合用来管理你的待办事项。如果一个人稍嫌寂寞的话，还可以和朋友组团，激励彼此完成任务。
⭐设置归类和优先度➙ 你可以在表单中加入从菜单选择字段来设置事项的归类和优先度，并设置筛选快速查看不同归类和优先度的待办事项。
⭐设置截止日期➙你可以用日期字段来设置待办事项的到期日。
⭐创建重复事项➙如果待办事项需要定期进行，例如每月需要缴纳手机费，你可以使用周期日期字段来设置每周、每月或每年周期的待办事项，并搭配提醒功能在每个周期中得到通知。
⭐创建子任务➙如果待办事项需要分为多个子任务，你可以用子表格字段创建子表单来管理子任务。
⭐勾选完成➙透过打勾选项字段，你可以轻松标号已完成的项目，并透过筛选过滤掉它们。
⭐在行事历上标记待办事项的截止日➙使用行事历同步的功能，你可以将已设置截止日期的待办事项同步显示在常用的行事历软件上，让你不再担心忘记重要的截止日期。
⭐集成其他表单或工具➙如果你已经在 Ragic 保存数据，透过抛转功能，你可以快速将其他表单内的数据抛转成待办事项，或是透过 Zapier 和其他工具集成，让你在其他软件上新增一笔纪录时，也可以同时在 Ragic 的待办事项表单上自动新增一笔待办事项。
⭐计算机、手机上都可使用➙一旦在计算机上完成设计表单后，你便可以在计算机或是手机 app 中随时记录待办事项。
除了自己设计待办事项表单之外，你还可以使用工作项目功能指派任务给自己，轻松记录待办事项，也可以设置项目的到期日，结束时打勾标号已完成。
以下表格提供了更多功能细节的比较，你可以进一步参阅，根据自己的需求来挑选最适合的软件。这些软件都有免费版本，你可以试用看看，透过实际测试，相信一定能找到最适合自己的待办事项软件。
（和 Google Calendar 结合）
（没有直接和 Outlook Calendar 集成）
（要和行事历历软件集成）
（要和行事历软件集成）
（付费版可用）
列表
列表
看板、列表
看板、列表
列表、行事历
看板、表格、列表、行事历
列表
（需要自订字段）
（需使用重复模板）
（1. 重要性可用星号区分
2. 可用不同颜色标签标记不同类型的任务）
（免费版只有单一颜色）
（可增加优先度字段，但事项字段不会因此变色）
（付费版以上可用）
（只能在 app 上设置）
（计算机上不行， app 可以）
（app 上可以，计算机版不行）
（只能更改颜色）
（可以更改背景图片）
（免费版只能改颜色，付费板可以改背景图）
事项建议（智能推入荐）
Karma 值
智能推入荐
番茄钟、艾森豪威尔矩阵、习惯
游戏化界面
（各种范本，不仅限于待办事项）
（1. 接口有繁中翻译，但有些部分仍较像机翻
2.说明仍以英文为主）
（1. 只有简中翻译
2. 翻译不完整）
（有繁中／简中翻译，翻译比较像机翻，但汉化比较完整）
只有免费版
只有免费版
4 美金／每月
3 美金／每月
2.4 美金／每月
8 美金／每月
5 美金／每月
⊙备注：收件箱（Inbox）是 GTD 工作法中的核心概念，指的是将所有需要处理的任务捕捉并送入收件箱里，再将这些事项进行优先级归类及运行。有收件箱概念的软件通常也能够将待办事项区隔为“还没决定何时采取移动”（如 Inbox 或 My Tasks 清单）和“需要采取移动”（如今天、七日内等清单），让人可以更聚焦在眼前需要完成的事情上。